引言

 

电子邮件作为商事主体之间沟通交流的主要工具，在商事活动中扮演着重要的角色，但在实践中也随之产生诸多问题。不同于一般的电子证据，电子邮件证据具有自身的特殊性，因此对于其真实性的判断也受制于诸多因素。电子邮件证据的真实性如何判断，能否被法院认可并具有相应的证据效力，已成为一项颇为复杂的问题。

 

实践中，当事人作为证据提交的电子邮件可能会基于多种原因而不被法院认可，具体可见如下两个案例：

 

案例一

 

当事人（被告）林某某在二审中提交下列材料

 

1.EML文件打印件12页，页脚显示打印日期均为2019年11月4日，页眉及抬头均显示为QQ邮箱，但文件内容为：发件人显示“汤某XX@bayee.asia”、收件人显示“林某某XX@bayee.asia”、回复内容为“ok”、分割线下另有“原始邮件”相关内容[仅见原始邮件发件人“林某某”自称：“附件是……（时间）费用报销……（金额）元，请审批，谢谢！”但未显示存在附件]；经核，上述EML文件内容与其在一审中举证的12份邮件一致；

 

2.PDF文件打印件1页，页脚显示打印日期为2019年11月4日，页眉显示为QQ邮箱，文件内容为《人事晋升通知》，记载林某某升为区域经理、自2018年10月1日起薪调整为每月11,000元。

 

经法院审核，法院认为EML文件系将电子邮件归档并转化格式后形成的文件，显非原始邮件，法院不能确认其真实性，而该些材料既不能反映邮件的名称或具体内容，又不能反映“审批”结果；PDF文件不能反映制作者及来源，法院亦不能确认其真实性。

 

————上海市第一中级人民法院

 

案例二

 

当事人（再审申请人）R公司在再审期间提交下列材料：

 

再审审查期间，再审申请人R公司提交了江苏省南京市南京公证处出具的（2015）宁南证经内字第11XXX号公证书，用以证明其在再审申请书中所主张事实成立。其中主要有：R公司员工焦某某邮箱中的四个邮件及会议通知等邮件，证明R公司参加例会需要N公司通知才能参加及R公司参与了项目前期工作；2015年10月21日刘某发送给R公司的eml格式的邮件7封，证明R公司曾向N公司催要过合同款、R公司参加了项目的相关工作；2015年11月17日，刘某转发的eml格式的有关法律意见书邮件，证明法律意见书的真实性。

 

经法院审核，法院认为对R公司提交的公证书，形式真实性认可。但是其中涉及到转发eml格式的邮件，因eml文件可以编辑、修改，故对其内容真实性不认可。

 

————江苏省高级人民法院

 

案例一中，当事人向法院提交如下两个材料，一是通过导出固定方式取得的EML文件作为电子邮件证据，该材料在形式和实体内容上均相对完备，包括页眉、页脚、抬头、来源、收发件人信息以及邮件内容；二是电子邮件PDF形式打印件。法院认为，当事人提交的EML文件实际上是将电子邮件归档并格式化后形成的文件，并非原始邮件，也无法反映附件的名称和具体内容，其真实性无法确认。举重以明轻，PDF文件则更难以被认定符合真实性。又如，在案例二中，当事人提交由公证处出具的公证书，用以证明当事人曾向对方发送7封电子邮件。与案例一相比，增加了经公证处公证并出具公证书的步骤，然而，法院经审理后认为虽然当事人采取了公证的方式固定电子邮件证据，可以认可其形式真实性，但由于其中涉及EML格式的转发邮件可被编辑、修改，故对其内容真实性不予认可。以上两个案件当事人均系使用实践中最为常见的举证方式，然而相关证据均因不具备真实性而未被法院采纳。

 

 

电子邮件证据真实性认定的司法实践现状

 

通过在公开的裁判文书数据库中以“电子邮件证据”和“真实性”进行检索和整理，司法实践中电子邮件证据真实性无法得到认可的情形可抽象概括为以下几类：

 

一是当事人提交的证据并非原始邮件。“原始邮件”在一定程度上可以理解为电子邮件证据原件。但是，电子邮件证据是否存在“原件”这一概念、何为“原件”本身即值得商榷，有观点认为，电子邮件证据原件是指电子邮件信息与其首次固定介质之组合。因此，笔者倾向使用“非原始邮件”这一表述指代实践中当事人提交的包括转发件、扫描件、截图、或通过其他方式存储在内的电子邮件证据（如保存于电脑硬盘而非服务器、归档转化为EML格式文件等），此类证据在实践中都可能因为系非原始邮件而被法院否定其真实性。

 

二是缺乏其他证据佐证。例如，电子邮件证据是作为孤证出现而缺乏其他证据补强。部分案例中，法院认为仅通过当事人提供的电子邮件证据中的邮箱地址难以判断收件人且缺少收件人回复以进一步佐证，或是邮件服务器由举证方自己控制且邮件系己方自行携带电脑下载所得，在缺乏其他证据佐证的情况下，都可能因处于真伪不明的状态而不被认可其真实性。

 

三是仅就打开邮件的过程进行公证，公证内容有限。实践中，常见的固定电子邮件证据方式就是对打开邮件的过程进行公证。但是当邮件中包含有附件或收、发件人存在争议时，部分法院认为，相关公证的内容仅是打开电子邮件或附件这一过程，仅能证明邮箱中存有邮件，而无法证明附件内容的真实性，也不能证明邮件是由特定主体发送。这种情况可以与情形二相结合，通过提交其他的补强证据加以佐证。

 

四是不符合特殊的证据形式要求。例如，在涉外民商事诉讼中，如果收、发邮件的一方是境外主体，电子邮件作为境外证据需要经所在国公证机关证明并经我国驻该国使领馆认证。如果缺少这一手续，即便提交的电子邮件证据在形式上无其他瑕疵，也很可能被法院否定其真实性。

 

 

当然，存在上述诸多不认可电子邮件证据真实性的情形并不代表电子邮件证据在实践中难以被采纳。事实上，经案例检索及统计，大部分符合证据要求的电子邮件证据真实性都能得到法院认可，实践中法院的考量因素基本包含如下几点：

 

一是当事人提交的是原始邮件。例如，在庭审现场对打开邮件的过程进行现场的上网演示，与法官和对方当事人对邮件证据当场核实。

 

二是通过公证或者鉴定的方式对电子邮件证据进行进一步固定或分析。例如，通过公证机关公证，邮件内容是相同的；或是就邮件真实性进行鉴定，下载路径一致，且相应的基本信息无修改痕迹，其真实性通常会得到法院认可。

 

三是提交其他补强证据。例如，提交证据证明邮件发送时间具有连贯性、收发人具有固定性、收发件地址具有一致性等。

 

四是第三人作为邮件收发人认可邮件的真实性，或是初步证明邮件具有真实性后相对方未提供反证。例如，以PST容器文件备份形式固定的电子邮件证据，使用邮箱客户端打开电子邮件文件时，PST文件的修改时间会随之发生变化，质证方会基于修改时间与原始邮件不一致而主张其不具有真实性。但事实上，此处修改时间的变化系基于PST文件保存形式而决定的，并不导致邮件的内容及原始时间改变，不应以此而否定电子邮件证据的真实性。针对上述情形，实践中也有法院认为，在邮件内容与其他证据可以相互印证，对方未提供反证的情况下，不能仅因文件修改时间的变化而认定邮件内容被修改。

 

 

 

电子邮件证据注意事项

 

因此，结合上述司法实践中法院对于电子邮件证据真实性的认定情况与考量因素，当事人在提交电子邮件证据时，可以着重关注以下几点：

 

• 尽可能提供原始邮件，或进行当庭演示

 

• 采取公证或可信时间戳等存证方式进行证据固定

 

• 将邮件抄送至其他无利害关系的第三方邮箱

 

• 提交其他补强证据进行佐证

 

• 关注证据提交的特殊要求

 

• 必要时可委托真实性鉴定

 

具体而言，一是尽管如前文所述电子邮件证据的原件形式存在争议，但当事人应尽可能展示原始邮件，例如采取在庭审现场当庭演示的方式，与法官和质证方核对邮件证据。

 

二是为避免对方主张邮件不存在或系伪造，可以前往公证处对电子邮件进行公证或是采用时间戳等电子存证方式进行证据固定。需要注意的是，对电子邮件证据的固定可分为事前固定及事后固定。前者是指在发送邮件的过程中，将编辑、发送邮件的全过程进行存证，将邮件的抬头、收发件人基本信息、发送时间、邮件内容等进行完整地固定。显然，采取事前固定方式取得的电子邮件证据证明力较强。而事后固定仅能起到证明邮件存档情况的效果，证明力相对较弱，对于邮件的内容则通常需要当事人提供更多的补强证据。

 

三是在发送电子邮件的同时将该邮件抄送或密送给其他第三方邮箱。该方式对于使用企业邮箱的当事人尤为重要，由于企业邮箱服务器实际上由企业自行控制，质证方可能基于举证方可内部控制邮箱数据而主张案涉邮件系伪造。而采取将邮件同步抄送无利害关系第三方邮箱的方式，由于邮件的收发件人信息、发送时间都可以与抄送邮件的相关信息一一对应，抄送的邮件可以在证据真实性发生争议时起到良好的佐证作用。另外，当事人在选择抄送的第三方邮箱时还应尽量避免选择仍能由其他企业控制的自建企业邮局，企业自建邮局较之免费邮箱，虽然具备更强的身份性，但由于服务器由企业自行控制其真实性则弱于免费邮箱。

 

四是关注各类证据的特殊形式要求。例如，境外证据的公证、认证手续。

 

最后，当电子邮件证据作为关键证据时常常会出现“一封邮件定生死”的情况，此时若对方或法院对证据真实性表示质疑，则当事人有必要对电子邮件的真实性进行鉴定。同时需要注意，在电子邮件证据领域，鉴定并非万能方式，当事人应避免以鉴定程序兜底即在前期怠于提升电子邮件证据的严密程度。通常，电子证据真实性的鉴定结论可分为五种：确定是真实的、不确定是真实的、确定被修改过、不确定被修改过、以上均无法确定。因此，如鉴定机构出具“以上均无法确定”的鉴定意见同样是合法的鉴定结论，而此时当事人亦需要支付高额的鉴定费用。事实上，鉴定也并非无章可循，除了前述法院对于邮件真实性重点关注的因素外，可以将鉴定机构对于电子邮件真实性的鉴定分析总结为以下六类场景：

 

第一，孤立的EML文件。此时鉴定机构通常会判断收件人是否真实接收到相关邮件，具备一定鉴定难度。

 

第二，孤立的容器文件。由于PST容器文件中通常包含有成千上万封邮件，对其中部分邮件进行单独修改可能引发其他邮件在存储内容及逻辑关联性的缺少，故通过PST容器文件备份形式固定的邮件真实性高于EML文件。

 

第三，可以进入的邮件系统。针对自行控制服务器的企业自建邮局，可以通过委托鉴定机构进入邮件系统，就邮件系统的安全性及相关数据日志进行综合分析。

 

第四，可以核查的抄送与密送。通过对提前进行的邮件抄送密送进行核查，进一步确认邮件信息的真实性与一致性。

 

第五，可以综合判断的案情。除了法院在判断邮件真实性时会结合全案证据加以分析外，鉴定机构在进行邮件真实性鉴定时也会将邮件过往情况及全案案情作为参考因素之一。

 

第六，三类邮件协议对真实性的影响（POP3、IMAP、HTML）。基于POP3邮件协议而将邮件保存至本地，通常当事人不会设置“在服务器上同时保存邮件”，那么后续将无法通过服务器查看相关邮件，而仅能从本机查看本地备份保存的邮件，此时需警惕设备遗失、硬盘损坏等风险。不同于POP3协议，使用IMAP协议的邮件在服务器端能够完整保存所有既往邮件，能够基于其映射特点而将操作者在本机进行的所有步骤映射至服务器，使用该种协议的风险在于必须在联网状态下才能查看邮件，同时要避免因邮箱业务量过大而导致的服务器过载问题。HTML协议即常见的通过网页登陆并演示和查看邮件，需要注意使用该种方法亦无法在本机保存任何数据。

 

综上，将电子邮件作为证据提交存在真实性被质疑的风险，商事主体在使用电子邮件进行交易往来、在证据固定和提交的过程中，应更加审慎全面、同时尽可能提供更多补强证据。

 

实习生石绍坤对本文亦有贡献，特此致谢！