律师提供法律服务靠的是知识和技能,律师团队最重要的财富就是知识,如何做到知识财富的提炼、管理和传承,是一个律师团队,或者一家律师事务所可持续发展的重中之重。
然而,能将知识管理推入良性状态的团队却是少数。
通过我们的观察与交流,知识管理至少包含以下几点难题:
1)如何激发,知识管理表面上看似不能直接与创收挂钩,要让律师意识到共享知识重要性、祛除竞争危机感,愿意主动输出知识,不是易事;
2)如何采集,不给律师造成额外负担;
3)如何输出,便于分享、更新、使用、归纳。
令人欣喜的是,我们也了解到,一旦知识管理机制进入良性运作状态,至少显著为日常作业及执业发展带来了如下几点好处:
1)提升效率,素材重复利用、减少重复劳动
2)经历复制,提升团队(群体)整体的工作质量,共享有价值的执业经历(如某个少见的案件)、杜绝重复性错误
3)突破茧房,通过信息交换,快速感知变化,敏感捕捉需求,打破认知桎梏
天同有二十余年的知识管理经验,期间持续输出知识总结,包括在天同诉讼圈发表原创文章,编纂天同码、出版案例选集、办案手记,举办天同开放日等等,期间也摸索出了一些可行的做法。
首先即是无纸化办公,这是相对容易做到,却因其容易做到反而被忽略价值的动作。
天同对诉讼案件采取41步标准化管理流程:
天同诉讼案件41步标准化管理流程
——团队惯于将办案全程直接数字化,个案将直接形成包括但不限于案情摘要、法律关系图、进展流线图、预算表(客户及律师团队的投入产出计算)、里程碑(关键阶段性目标描述及其预计实现时间)、证据清单、争议焦点及分析、检索报告、讨论记录;并可结合各原生材料,采取不同的组合、形式,直接生成初步法律分析意见、律师工作报告、结案卷宗等,提效立等可见。
期间,青年律师作为知识采集的主力(如步骤18),除了落实无纸化所需的各类文件外,还负责在结案后将案件根据天同码架构整理成办案笔记,经团队负责人或主办律师审核确认后方可存档,兼顾了青年律师培养及团队传承发展。
示例:「天同码」案例。① 标准编码、② 22字摘要、③ 实务要点、④ 案例标签、⑤ 案情归纳、⑥ 法院认为、⑦ 案例索引
在办案过程中,不同业务团队还可进一步根据不同环节的知识成果,提供与之匹配的精简、高效、便利的模板,便于团队快速将过程中形成的各类知识成果在统一系统上进行标准化沉淀。
例如,在一次案件汇报(团队内或业委会评估)工作中,律师需至少准备案情摘要(步骤14)、法律关系图及或时间动线图(步骤15),并根据归纳的争议焦点完成检索(步骤17)、归纳待探讨问题(如有)及或倾向性意见。这些工作,都可以从模板库中找到示例及可编辑的模板文件,提供标准化的版式、格式、文本架构、绘图标准等,最大限度地便利律师工作。
示例:时间动线图,PPT绘制 ↑
示例:多元解纷程序流转图,Axure绘制 ↑
同时,天同也鼓励律师自行更新、迭代模板,形成“模板擂台”,对被调用多次、做出了极大贡献的“元老模板”制作者,及挑战成功、更新了“元老模板”的“萌新模板”制作者,都将给予额外奖励。
更毋论在投标活动逐渐习以为常的当下,我们将投标要求拆解、元素化,如律所资质、典型案例、律师简介、荣誉奖项等通用内容,以共建文档的方式,共享给全所随时调用、持续更迭,确保每次投标活动都可将绝大部分精力集中在具体案件的特性部分,极大降低了文件制作成本。
输出方面,天同一贯秉承“开放”精神,坚信知识管理不是一所之事,更乐于打造天同诉讼圈、天同开放日及无讼等行业内极具优势的输出渠道,不仅鼓励内部团队积极通过这些渠道发声,内部还会每周进行内部学习分享、每季度举办案例研习、不定期组织疑难案件评审及或模拟法庭等等,也欢迎并将邀请全行业的、全法律职业共同体的各界同仁,共建我们的知识库,让知识成果最大限度地实现高效提炼、高效输出、高效交流、高效迭代。
天同知识管理,从采集,到整理、输出,培育了一代代的天同律师,也将天同经验与全行业共享,获得了更高的迭代效率,我们很高兴地看到,“诉讼可视化”、“案例大数据”已经不是新鲜词汇,相信坚持进行知识管理和作业标准化的团队,一定收获了与其付出相对应的收获,包括天同所和天同的律师们,也通过知识管理获益良多。
相信在未来,我们可以共同探讨出更具效率、更具创新性、更具实践价值、更具前瞻意义的知识或知识管理模式,让中国律师基业长青。
如果你对知识管理感兴趣,想进一步探讨律师或组织的知识管理模式,我们正在组建「律师团队知识管理(未来版)」专题开放日,期待你的意见加入!
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